内容証明郵便の出し方

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内容証明郵便の出し方 - 2015.12.28(月)

慰謝料請求などで使われる内容証明郵便は、一般的には行政書士の先生などに依頼した時に、同時に内容証明も行ってもらうこととなります。

しかし、慰謝料の請求も内容証明郵便も実は自分一人で行う事ができますので、今回は内容証明郵便の送り方についてご紹介させて頂きます。

書き方のポイント1 文字数

内容証明郵便を送るための用紙には特に規定はないものの、文字数に関しては細かい規定があります。

まず、一枚の紙に書ける字数ですが、一行に20文字、全部で26行となるので、一枚に書ける文字数は最大で520文字が一枚におさまるように書かなくてはなりません。

この字数を守るのが大変な方は、内容証明用の用紙が市販されているので、その容姿を購入して使用することをおすすめしますが、市販の用紙に手書きで作成すると、相手方が書面の重みを軽視してしまう傾向にあります。

そのため、自作する場合は1行20文字で全26行の設定でwordや一太郎などのソフトを使ってパソコンで作成するのが一般的です。

書き方のポイント2 内容証明の枚数

内容証明を送るためには、必ず内容がまったく同じ書面を3枚作成する必要があります。
このうち一通は郵便局が保管し、一通は受取人の元へ、そして残る一通は写しとして自分の手元に残しておく必要があります。

ただ、手書きで書く場合には三通全てをいちいち手書きで作成する必要はありません。受取人に送る分を手書きにしたあと、郵便局の保管用と手元に置いておく書面に関してはコピーでもかまいません。

また、市販の内容証明用の用紙はカーボン紙が入っているので、一度書けば三枚の書面が出来るようになっています。

書き方のポイント3 内容

内容証明で送る書類は損害賠償請求から慰謝料請求に滞納料金の請求などさまざまです。
そのため、特に内容についての規定はありません。

ただ、使用できる文字は数字、漢字、ひらがな、カタカナのみとなっています。

時折、会社名などが英語のため、内容証明で送る文章にも英語で記載をしてしまう人がいますが、英語で書いてしまうと規定違反となり内容証明の効力が失われてしまうので注意が必要です。

また、必ず差出人の住所と氏名、そして受取人の住所と氏名だけは必ず記入しなければなりません。この住所と氏名は封筒に書いたものと同じでなくてはならないので、慎重に確認しながら記入していきましょう。

文章の訂正

文章をはじめから書きなおさず、そのまま一部分のみを手書きで訂正する場合には郵便法に定められた規定が必要です。

文章を間違えた場合には、その部分に2本線を引き、その横に新たに文字を足します。

訂正した字数や加筆した字数は必ず記載するよう法律に定められているので、余白部分に必ず「訂正何文字」「加筆何文字」といった形で記入するようにしましょう。

封筒

内容証明に使用する封筒は特に変わったものは必要ありません。市販の茶封筒でも専用の封筒でもかまいません。

また、封筒の記載内容も通常の郵便物と同じです。表面に受取人の名前、住所、裏面に差出人の名前と住所を記載します。

ただ、内容証明を行う場合には、その内容を証明する必要がある書類だけしか封筒に入れる事が出来ませんので、その他のものは封筒に入れないでください。

郵便局へ

内容証明は郵便局の内容証明窓口で扱っています。

ちなみに、内容証明用の書面はこの時、封筒の中に入れてしまわず、別々に持っていく必要があるので注意してください(郵便局が内容を確認する必要があるため)。

そして、郵便物が受付られたら、窓口で郵便物の受領証と控え用の文章を返してくれるので、これらを大切に保管するようにしましょう。

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